نظام إدارة المدارس والمعاهد
يفرض التوجه العام لتطوير النظام التعليمي الكثير من الضغوط والمسئوليات علي عاتق إدارة المنشأة التعليمة لمواكبة متطلبات هذا التطوير سواء قبل وزارات التعليم أو قبل أولياء الأمور ذاتهم وكذا من قبل الطلاب أنفسهم وبخاصة في المراحل التعليمية المتقدمة فلا هذا ولا ذاك أصبح يكتفي أو يرتضي بما كان يقبله في الماضي القريب، وكمثال مبسط لم يعد مقبول في الوقت الحالي من كافة سلطات التعليم في المنطقة قبول التقارير في صورة يدوية أو ورقية بل أصبحت تطلب إما في صورة ملفات إلكترونية أو بأقل تقدير ناتجة من طباعة إلكترونية، وولي الأمر لم يعد يتقبل تلك الأعمال اليدوية الكثيرة التي كانت تقوم بها المنشأة التعليمية المسجل بها أبنائه وكذا يدرك أولياء الأمور أنهم وأثناء جلوسهم في مكاتبهم الخاصة يمكنهم الإطلاع علي مسار الأبناء دون الحاجة لتجشم مصاعب الانتقال لموقع المدرسة أو الاتصال تليفونيا لمجرد السؤال عن مستوي أحد أبنائه أو معرفة المستحقات المالية المطالب بها فكما يقوم من خلال الانترنت بالإطلاع علي كل ما يريده في عالمنا الصغير يطالب المدرسة أيضا أن تتيح له ذات الميزة، وأبنائنا في هذا العصر أصبح لهم الكثير من المطالب التي تفوق مطالبنا نحن ولذا فلهم أيضا مطالب من مدرستهم التي يقضون فيها جل يومهم.
وهكذا نري بوضوح وجلاء أن إدارة المنشأة التعليمية أصبحت بين ضغوط ومطالبات من كافة الجهات ذات العلاقة ولذا لزم عليها تطوير وسائل تكنولوجيا المعلومات لديها كمتلازمة رئيسية في تطوير نظام التعليم ذاته.
ولرغبة النظم الدولية في المساهمة الفعالة في خطط تطوير النظام التعليمي، ومد يد العون للمدارس والمعاهد التعليمية كان هذا النظام المتكامل والذي يهدف في مرحلته النهائية إلي إدارة ومتابعة كافة مكونات العملية التعليمية بالمدارس والمعاهد بمراحلها المختلفة وتوفير الشق الأكبر من متطلبات الجهات ذات العلاقة من زاوية تكنولوجيا المعلومات.
وسوف نختصر ذلك في أن النظام يجب أن يوفر المعلومات الاتية حتى يمكن الاعتماد عليه في إدارة شئون المدرسة أو المعهد .
- معلومات دراسية عن الطلبة و مستوياتهم بالفصول الدراسية ووفقا للمناهج والمواد التي تدرس لهم .
- معلومات مالية تتعلق بالمستحقات المالية علي كل طالب وكل ولي أمر .
- معلومات تنظيميه توضح الهيكل التنظيمي ((للمدرسة/المعهد)) بما فيها من أقسام ومراحل وفصول .
- معلومات إداريه الخاصة بالكادر الإداري و التعليمي والوظائف المساعدة الأخرى .
- معلومات الخاصة بالخدمات المساندة مثل خدمات التوصيل .
- معلومات مباشره وآنية عن كل طالب من جميع النواحي الدراسية والتعليمية والمالية .
- معلومات شامله وتقارير تحليليه وأخري مقارنه بالإضافة إلي تقارير تحذيريه .
- تواصل مباشر بين الإدارة وأولياء الأمور من خلال شبكة الانترنت .
كل تلك المعلومات وأكثر يمكن أن تتمتع بها الإدارة وأكثر وذلك من خلال نظام مفتاح الاعمال للإدارة المدارس والمعاهد . والذي تم تنفيذه وتطويره من خلال مجموعــة عالم الإتحاد للتجارة ليكون من ابرز مساهمات الشركة فيما تقدمه من برامج للعديد من القطاعات .....
الأدوات المستخدمة في تنفيذ النظام :-
- دعم كامل لتعدد المهام والعمليات في آن واحد طبقا لتكنولوجيا الويندوز.
- مصمم ومطور باستخدام تكنولوجيا UML وأدوات وتكنولوجيا ميكروسوفت Dot Net.
- دعم كامل لتعدد المستخدمين سواء تحت بيئة شبكات ويندوز أو نوفيل.
- إمكانية العمل علي الشبكات الداخلية LAN أو الشبكات الخارجية WAN .
- مصمم للتعامل مع قاعدة البيانات العملاقة MSSQL..
- تم تحليل و تصميم وتطبيق ليغطي متطلبات واحتياجات كبري المدارس والمعاهد من خلال العديد
- من الدراسات المباشرة الدقيقة والمتخصصة .
- دعم تعدد اللغات لكافة اللغات التي يدعمها نظام التشغيل ويندوز.
- نظام أمن وصلاحيات المستخدمين علي كافة مكونات النظام بما فيها التقارير.
- نظام متابعة ورقابة المستخدمين يتيح معرفة كافة تحركات المستخدم داخل النظام.
- تشفير للبيانات السرية والهامة لضمان عدم قرأتها عند فتح قواعد البيانات من خارج النظام.
- دعم تعدد العملات في كافة حركات وعمليات النظام.
- تأمين الأخطاء المنطقية وظهور رسائل توضح مواضع أخطاء الاستخدام.
- توفر نظام مساعدة وشرح لكافة أجزاء ومكونات النظام.
- دعم عمليات البحث السريع والبحث المتقدم في كافة مدخلات النظام.
- دعم عمليات حفظ واسترجاع البيانات المجدولة بصورة تلقائية.
- أمكانية تعديل تصميم شاشات النظام من قبل المستخدم.
- تعدد أشكال ومحتويات كافة الشاشات بصورة مستقلة لكل مستخدم.
- دعم التقارير لتكنولوجيا Add Hoc .
- كم هائل من التقارير التي تخدم كافة المستهدفات علي كافة المستويات التشغيلية والإدارية.
- إتاحة تعديل وتصميم كافة تقارير النظام.
- مصمم تقارير يتيح للمستخدم تصميم تقارير كاملة في حال عدم توافرها بالنظام.
- تصدير كافة التقارير لغالبية صيغ البيانات المتعارف عليها.
- إمكانية الوصول المباشر من داخل التقرير للحركة أو العملية التي نتج عنها بيانات التقرير.
- إمكانية إعادة إظهار التقارير بموجب فلاتر خاصة يحددها المستخدم.
- إمكانية البحث داخل محتويات التقارير.
- طباعة التقارير علي كافة أنواع الطابعات التي يدعمها نظام الويندوز.
- تكامل الدورة المستنديه حسب القواعد النظام المحاسبي العربي.
- دعم تكنولوجيا الانترنت ووجود أجزاء من النظام تعمل بأسلوب تطبيقات الانترنت.
- دعم المراسلات باستخدام مايكروسوفت MS Word .
- دعم المراسلات باستخدام البريد الالكتروني.
- توافر الدعم الفني والتدريب وعقود التشغيل من قبل فريق فني متخصص ومحترف .
- أمكانيه ربط النظام مباشرة بالحسابات ا وان يعمل بصوره مستقلة .
مزايا و محتويات و أجزاء النظام :-
تم تصميم النظام بحيث يجمع بين العديد من المزايا والمعايير . فقد تم تصميم النظام بحيث يكون يوفر ميزه أساسيه يجب توافرها وهي سهوله الاستخدام وتم ذلك من خلال تصميم القوائم والشاشات السهلة والميسرة والواضحة في التعامل معها مع أمكانيه أن يقوم كل مستخدم بان يقوم بتغيير شكل الشاشات والتقارير وفقا للصلاحيات الممنوحة له وهذه الصلاحيات تتوفر من خلال نظام متكامل للأمن وهو ما يتيح ميزه الأمان وهي من المعايير الأخرى التي يجب أن تتوفر في النظام . كما يتيح النظام أمكانيه تواصل أولياء الأمور مع المدرسة بصوره سهله وميسرة من خلال الانترنت وفي نفس الوقت تكسب المدرسة المتابعة المباشرة مع أولياء الأمور والاطلاع علي أمور أبنائهم سواء كانت النتائج أو كشف حساب لكل طالب .بالإضافة إلي المزايا الأخرى التي يتيحها النظام المتكامل من دقه المعلومات وسرعه الحصول عليها في أسرع وقت .وبكل يسر وسهوله .وسوف يتم ملاحظه ذلك من خلال استعراض مكونات النظام ومحتوياته والتي سوف نسردها في الآتي :-
أولا: مدخلات وتعريفات النظام
يتيح النظام تسجيل وتعريف كافة بيانات الطالب لتسهيل المرجعية عند الحاجة للتعامل مع الطالب في كافة أجزاء النظام الأخرى بما فيها التقارير المتنوعة سواء التقارير الدراسية أو التقارير المالية للطالب.
يتيح النظام إنشاء سجلات متكاملة عن أولياء أمر الطلاب لحصر ومتابعة العلاقة بين المنشأة وولي الأمر وكذا لحصر التعامل المالي مع ولي الأمر أيما تعدد أبنائه في المدرسة في كشف حساب موحد لكافة أبنائه المسجلين بالمدرسة.
إن نظامنا المقترح من السعة والشمول بمكان ليستوعب كافة المنشآت التعليمة المختلفة لذا يتيح النظام تعريف المراحل الدراسية المختلفة داخل المدرسة أو المعهد بحسب المسميات المتعارف عليها بالمنشأة ذاتها، مع إتاحة تحديد المواد والمناهج الخاصة بكل مرحلة، وكذا يتيح النظام تعريف وتحديد المصروفات الدراسية لكل مرحلة من مراحله أو لكل جزء من المرحلة في حالة تقسيم المرحلة ذاتها داخليا إلي مراحل جزئية وأيضا المصروفات الأخرى الواجب سدادها عند التسجيل بهذه المرحلة.
يتيح النظام تعريف وتحديد الفصول التي سيتم تسكين وإلحاق الطلاب بها لكل مرحلة دراسية لتسهيل عمليات الحصر والمتابعة وكذا التعامل مع طلاب الفصل عند الحاجة ككتلة واحدة.
إن سعة وشمول النظام وإمكانياته الغير محددة بمنهج أو بأسلوب دراسي مقيد أو معرف مسبقا تستلزم تعريف وتحديد المواد والمناهج التي تستعملها المنشأة التعليمة ذاتها وربط تلك المواد والمناهج بالمراحل الدراسية المعرفة في المنشأة مع تحديد الدرجات اللازمة للنجاح في كل المادة وكذا يمكن تقسيم المواد إلي مواد أساسية ملزمة لإتمام المرحلة أو مواد ثانوية وتكميلية غير ملزمة للمرحلة.
لم تعتد العملية التعليمة مقتصرة في يومنا هذا علي مواد ومناهج منعزلة عن أنشطة أخري تتزامن معها في عصر تطوير النظام التعليمي لذا يتيح النظام تعريف كافة الأنشطة المتزامنة مع التعليم وكذا تعريف كافة الخدمات المتنوعة التي تقوم المنشأة بتقديمها للطلاب لتسجيل الطلاب في تلك الأنشطة أو الخدمات ومتابعة العمليات المالية والإدارية للمسجلين بأحد الأنشطة أو الخدمات.
ثانيا: حركات وإجراءات النظام
يتيح النظام تسجيل الطلاب المعرفين مسبقا في احدي المراحل الدراسية السابق تعريفها وتسجيل وتحديد المصروفات الواجبة علي كل طالب وإضافتها علي حسابه وكذا حساب ولي الأمر.
- التسجيل بالأنشطة والخدمات
يتيح النظام من خلال هذا الإجراء تسجيل الطلاب المشتركين في نشاط ما أو خدمة تقدم لهم من قبل المدرسة وتحديد مصروفات تلك الخدمة وتحميلها علي حساباتهم وحسابات أولياء الأمور.
- النتائج والدرجات الشهرية والدورية
يسمح النظام بتسجيل نتائج الاختبارات الشهرية والدورية التي تجري للطلاب علي كافة المواد المقررة عليهم بدلالة الفصل الخاص بكل مجموعة طلابية، مع تجميع تراكمي لتلك النتائج عند الحاجة.
- نتائج اختبار النصف الأول ونهاية المرحلة
يتيح النظام بنفس الأسلوب المتبع في تسجيل النتائج والدرجات الشهرية بتسجيل نتائج الاختبار النصف سنوي أو اختبار نهاية العام ونهاية المرحلة تمهيدا لعملية إصدار الشهادات النهائية للطلاب الناجحين.
يقوم النظام بتحميل وتسجيل المصروفات المختلفة سواء المصروفات الدراسية أو مصاريف الأنشطة والخدمات المقدمة للطالب علي حسابه الشخصي وعند قيام الطالب أو ولي أمره بسداد تلك المستحقات أو دفعة منها ستكون تلك الجزئية هي المسئولة عن عملية استلام تلك الدفعات وخصمها من الرصيد المستحق علي الطالب وولي الأمر.
- نظام العلاقات عبر الانترنت
يتيح النظام الدخول عبر الانترنت سواء للأولياء الأمور أو للطلاب للإطلاع علي بعض البيانات اللازمة كالدرجات الشهرية أو نتائج الاختبارات أو تقارير الأنشطة وكذا التقارير المالية وكشوف الحساب، وكذلك يمكن لولي الأمر مراسلة المدرسة وإبداء الملاحظات من خلال الانترنت واستلام الرد من ذات المكان.
ثالثا: مخرجات وتقارير النظام
يتيح النظام كافة التقارير المالية والإدارية والأكاديمية التي يتطلبها النشاط بصورة وأهدافه المختلفة علي كافة المستويات بداية من تقارير المدخلات والسجلات وكذا تقارير المعاملات والحركات بكافة أنواعها وتفاصيلها ووصولا إلي تلك التقارير عالية التفصيل والتداخل فيما بين السجلات والمعاملات والتقارير الإحصائية والتحليلية لكافة أعمال المنشأة التعليمية